การใช้โปรแกรมบริหารสินค้าคงคลัง

                                                                       บทที่ 4

ระบบสินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลัง หรือสินค้าคงเหลือ (Inventory) เป็นสิ่งที่จําเป็นสําหรับธุรกิจ เพราะจัดเป็นสินทรัพย์ หมุนเวียนรายการหนึ่งซึ่งธุรกิจพึงมีไว้เพื่อให้การผลิตหรือการขาย สามารถดําเนินไปได้อย่างราบรื่น การมีสินค้าคงคลังมากเกินไปอาจเป็นปัญหากับธุรกิจ ทั้งในเรื่องต้นทุนการเก็บรักษาที่สูง สินค้าเสื่อมสภาพ หมดอายุ ล้าสมัย ถูกขโมย หรือสูญหาย นอกจากนี้ยังทําให้สูญเสียโอกาสในการนําเงินที่จมอยู่กับสินค้าคง คลังนี้ไปหาประโยชน์ในด้านอื่นๆ แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้าธุรกิจมีสินค้าคงคลังน้อยเกินไป ก็อาจประสบปัญหาสินค้าขาดแคลนไม่เพียงพอ (Stock out) สูญเสียโอกาสในการขายสินค้าให้แก่ลูกค้า เป็นการเปิดช่องให้แก่คู่แข่งขัน และก็อาจต้องสูญเสียลูกค้าไปในที่สุด นอกจากนี้ถ้าสิ่งที่ขาดแคลนนั ้นเป็ นวัตถุดิบที่ สําคัญ การดําเนินงานทั ้งการผลิตและการขายก็อาจต้องหยุดชะงัก ซึ่งอาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจ ในอนาคตได้ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการในการจัดการสินค้าคงคลังของตนให้อยู่ในระดับที่ เหมาะสม ไม่มาก หรือน้อยจนเกินไป เพราะการลงทุนในสินค้าคงคลังต้องใช้เงินจํานวนมากและอาจ ส่งผลกระทบถึงสภาพคล่องของธุรกิจได้ 

ความหมายของสินค้าคงคลัง

    สินค้าคงคลัง หมายถึง หมายถึงวัสดุหรือสินค้าต่างๆ ที่เก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดําเนินงาน อาจเป็นการดําเนินงานผลิต ดําเนินการขาย หรือดําเนินงานอื่นๆ สินค้าคงคลังแบ่งได้เป็น 4 ประเภท ใหญ่ๆ คือ 

    1. วัตถุดิบ (Raw Material) คือสิ่งของหรือชิ้นส่วนที่ซื้อมาใช้ในการผลิต 

    2. งานระหว่างทํา (Work-in-Process) คือชินงานที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตหรือรอคอยที่จะผลิต หรือรอคอยที่จะผลิตในขั้นตอนต่อไป โดยที่ยังผ่านกระบวนการผลิตไม่ครบทุกขั้นตอน 

    3. วัสดุสิ้นเปลือง (Supplies) คือวัสดุกิจการจัดหามาเพื่อใช้ในการดําเนินงานมากกว่าที่จะใช้ เพื่อการผลิตสินค้าโดยตรง 

    4. สินค้าสําเร็จรูป (Finished Goods) คือเป็นสินค้าที่มีส่วนประกอบและผลิตเสร็จครบบริบูรณ์ ตามลักษณะและคุณสมบัติในสภาพพร้อมที่จะนําออกมาจําหน่ายได้

สินค้าคงคลังในกิจการขายปลีก (Retailer)และกิจการที่ทําการผลิตสินค้าเอง (Manufacturer)

    สินค้าคงคลังของกิจการที่ประกอบธุรกิจการค้าอาจแตกต่างกันไปตามลักษณะของธุรกิจนั้น ๆ คือ

    • กิจการประเภทที่ขายสินค้า

สินค้าคงคลังจะประกอบด้วยสินค้าสําเร็จรูป ซึ่งกิจการซื ้อมาเพื่อที่จะขายต่อไปในสถานที่ซื้อ

บางครั้งกิจการที่ทําการค้าแบบขายปลีกก็ยังมีสินค้าคงคลังประเภทอื่น ๆ ด้วย เช่น ของใช้ประเภท

กระดาษห่อของ กล่อง กระดาษแข็ง และเครื่องเขียน ตลอดจนเครื่องใช้เบ็ดเตล็ดต่าง ๆ เป็นต้น

    • กิจการประเภทที่ผลิตสินค้า

สินค้าคงคลังจะประกอบด้วยสิ่งของหลายชนิด วัตถุดิบ สินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิต สินค้าที่ผลิต

เสร็จแล้ว และวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในโรงงาน

วัตถุประสงค์ของการบริหารสินค้าคงคลัง(Purpose of Inventory Management)

    • สามารถมีสินค้าคงคลังบริการลูกค้าในปริมาณที่เพียงพอ และทันต่อความต้องการของลูกค้า

เสมอเพื่อสร้างยอดขายและรักษาระดับของส่วนแบ่งตลาดไว้

    • สามารถลดระดับการลงทุนในสินค้าคงคลังตํ่าที่สุดเท่าที่จะทําได้เพื่อทําให้ต้นทุนการผลิต

ตํ่าลงด้วย

ประโยชน์ของสินค้าคงคลัง (Benefit of Inventory)

1. ตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่ประมาณการไว้ในแต่ละช่วงเวลา ทั้งในและนอกฤดูกาล โดยธุรกิจต้องเก็บสินค้าคงคลังไว้ในคลังสินค้า 

2. รักษาการผลิตให้มีอัตราคงที่สมํ่าเสมอ เพื่อรักษาระดับการว่าจ้างแรงงาน การเดินเครื่องจักร ฯลฯ ให้สมํ่าเสมอได้โดยจะเก็บสินค้าที่ขายไม่หมดในช่วงขายไม่ดีไว้ขายตอนช่วงขายดีซึ่งช่วงนั ้นอาจจะ ผลิตไม่ทันขาย 

3. ทําให้ธุรกิจได้ส่วนลดปริมาณจากการจัดซื้อครั้งละมากๆ 

4. ป้องกันการเปลี่ยนแปลงราคา และผลกระทบจากเงินเฟ้อเมื่อสินค้าในท้องตลาดมีราคาสูงขึ้น 

5. ป้องกันของขาดมือด้วยสินค้าเผื่อขาดมือ (Safety Stock) เมื่อเวลารอคอยล่าช้าหรือบังเอิญ ได้คําสั่งซื้อเพิ่มขึ้นกะทันหัน 

6. ทําให้กระบวนการผลิตสามารถดําเนินการต่อเนื่องอย่างราบรื่น ไม่มีการหยุดชะงักเพราะของ ขาดมือจนเกิดความเสียหายแก่กระบวนการผลิตซึ่งจะทําให้คนง่านว่างงาน เครื่องจักรถูกปิด ผลิตไม่ทันคําสั่งของลูกค้า

ต้นทุนของสินค้าคงคลัง (Inventory Costs)

    1. ต้นทุนการสั่งซื้อหรือติดตั้ง (Ordering or Setup Costs) ต้นทุนการสั่งซื ้อจะเกี่ยวข้องกับการ จัดหาวัตถุดิบ และพัสดุจากภายนอกองค์การขณะที่ต้นทุนการติดตั้ง หรือดําเนินงาน จะเกี่ยวข้องกับต้นทุน การจัดหา และการดําเนินงานภายในระบบ เพื่อให้ระบบการผลิตดําเนินงาน ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายที่  เป็นเงิน และเวลา 

    2. ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา (Inventory Carrying or Holding Costs)จะมีส่วนประกอบ สําคัญ 3 ด้าน ได้แก่ ต้นทุนของเงิน (Capital Costs), ต้นทุนการจัดเก็บ (Storage Costs) และต้นทุนความ เสี่ยง (Risk Costs) 

    3. ค่าใช้จ่ายเนื่องจากสินค้าขาดแคลน (Shortage Cost or Stock out Cost) เป็ นวัสดุคงคลัง ที่ขาดมือ เมื่อเกิดความต้องการ ซึ่งจะทําให้ธุรกิจเสียจังหวะในการดําเนินงาน หรือโอกาสในการตอบสนอง ความต้องการของลูกค้า 

    4. ต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Costs) เกิดขึ ้นจากการแลกเปลี่ยน (Trade-off) ระหว่าง การตัดสินใจเลือกที่จะดําเนินการอย่างหนึ่ง กับทางเลือกอย่างอื่น     

    5. ต้นทุนสินค้า (Cost of Goods) ในการจัดเก็บเพื่อรอการสั่งซื้อและจัดส่ง

ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System)

 ระบบการควบคุมสินค้าคงคลังที่มีอยู่ 3 วิธีคือ 

    1. ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Continuous Inventory System) เป็ นระบบสินค้าคงคลังที่มีวิธีการลงบัญชีทุกครั ้งที่มีการรับและจ่ายของ ทําให้บัญชีคุมยอด แสดงยอดคงเหลือที่แท้จริงของสินค้าคงคลังอยู่เสมอ ซึ่งจําเป็ นอย่างยิ่งในการควบคุมสินค้าคงคลังรายการ ที่สําคัญที่ปล่อยให้ขาดมือไม่ได้แต่ระบบนี ้เป็ นวิธีที่มีค่าใช้จ่ายด้านงานเอกสารค่อนข้างสูง และต้องใช้ พนักงานจํานวนมากจึงดูแลการรับจ่ายได้ทั่วถึง ในปัจจุบันการนําเอาคอมพิวเตอร์เข้ามาประยุกต์ใช้กับ งานสํานักงานและบัญชีสามารถช่วยแก้ไขปัญหาในข้อนี้โดยการใช้รหัสแท่ง (Bar Code) หรือรหัสสากล สําหรับผลิตภัณฑ์ (Universal Product Code หรือ UPC) ปิ ดบนสินค้าแล้วใช้เครื่องกราดสัญญาณเลเซอร์ อ่านรหัส (Laser Scan) ซึ่งวิธีนี้นอกจะมีความถูกต้อง แม่นยํา เที่ยงตรงแล้ว ยังสามารถใช้เป็ นรากฐาน ข้อมูลของการบริหารสินค้าคงคลังในกรณีอื่น เช่น การบริหารห่วงโซ่ของสินค้า (Supply Chain Management) ได้อีกด้วย

ข้อดีของระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง 

• มีสินค้าคงคลังเผื่อขาดมือน้อยกว่า โดยจะเผื่อสินค้าไว้เฉพาะช่วงเวลารอคอยเท่านั้นแต่ ละระบบเมื่อสิ้นงวดต้องเผื่อสินค้าไว้ทั้งช่วงเวลารอคอย และเวลาระหว่างการสั่งซื้อแต่ละครั้ง. 

• ใช้จํานวนการสั่งซื้อคงที่ซึ่งจะทําให้ได้ส่วนลดปริมาณได้ง่าย 

• สามารถตรวจสินค้าคงคลังแต่ละตัวอย่างอิสระ และเจาะจงเข้มงวดเฉพาะรายการที่มี ราคาแพงได้ 

    2. ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System) 

     เป็นระบบสินค้าคงคลังที่มีวิธีการลงบัญชีเฉพาะในช่วงเวลาที่กําหนดไว้เท่านั ้น เช่น ตรวจนับ และลงบัญชีทุกปลายสัปดาห์หรือปลายเดือน เมื่อของถูกเบิกไปก็จะมีการสั่งซื ้อเข้ามาเติมให้เต็มระดับที่ตั ้ง ไว้ระบบนี ้จะเหมาะสมกับสินค้าที่มีการสั่งซื ้อ และเบิกใช้เป็ นช่วงเวลาที่แน่นอน เช่น ร้านขายหนังสือของ มหาวิทยาลัยจะมีการสํารวจยอดหนังสือเมื่อเปิ ดเทอมแล้วประมาณ 3 สัปดาห์เพื่อดูว่าหนังสือในร้านและ โกดังเหลือเท่าใดยอดหนังสือที่ต้องเตรียมสําหรับเทอมหน้าจะเท่ากับยอดคงเหลือบวกกับจํานวนนักศึกษา ที่ต้องลงทะเบียนเรียนโดยประมาณ เป็นต้น

 

 ข้อดีของระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด 

    • ใช้เวลาน้อยกว่าและเสียค่าใช้จ่ายในการควบคุมน้อยกว่าระบบต่อเนื่อง 

    • เหมาะกับการสั่งซื ้อของจากผู้ขายรายเดียวกันหลายๆชนิด เพราะจะได้ลดค่าใช้จ่าย เกี่ยวกับเอกสาร ลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื ้อ และสะดวกต่อการตรวจนับยิ่งขึ้น 

    • ค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูลสินค้าคงคลังตํ่ากว่า

3. ระบบการจําแนกสินค้าคงคลังเป็ นหมวดเอบีซี (ABC) 

    ระบบนี้เป็นวิธีการจําแนกสินค้าคงคลังออกเป็ นประเภทโดยพิจารณาปริมาณและมูลค่าของ สินค้าคงคลังแต่ละรายการเป็นเกณฑ์เพื่อลดภาระในการดูแล ตรวจนับ และควบคุมสินค้าคงคลังที่มีอยู่ มากมายซึ่งถ้าควบคุมทุกรายการอย่างเข้มงวดเท่าเทียมกัน จะเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากเกินความจําเป็ น เพราะในบรรดาสินค้าคงคลังทั ้งหลายของแต่ละธุรกิจมักเป็ นไปตามเกณฑ์ดังต่อไปนี ้

    - รายการที่มีมูลค่าสูง (High-Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 15 หรือ 20 ของรายการที่มี มูลค่ารวมถึง “ร้อยละ 75 ถึง 80 ของค่าใช้จ่ายวัสดุคงคลังใน 1 ปี 

    - รายการที่มีมูลค่าปานกลาง (Medium- Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 30 ถึง 40 ของ รายการ ที่มีมูลค่าร่วม ประมารร้อยละ 15 ของค่าวัสดุคงคลังใน 1 ปี 

    - รายการที่มีมูลค่าตํ่า (Low- Value Items) คือสินค้าคงคลังร้อยละ 40 ถึง 50 ของรายการที่มี มูลค่ารวม ประมาณร้อยละ 10 ถึง 15 ของค่าวัสดุคงคลังในรอบ 12 ปี 

    - การจําแนกสินค้าคงคลังเป็ นหมวดเอบีซีจะทําให้การควบคุมสินค้าคงคลังแตกต่างกัน

การสั่งสินค้าคงคลัง  

    ในการสั่งสินค้าคงคลังเข้ามาในโรงงาน เพื่อทําการผลิตหรือสั่งสินค้าเพื่อเข้ามาจําหน่าย นั้นผู้บริหารโรงงานหรือผู้สั่งจะต้องตั้งคําถามให้ตัวเองว่าจะสั่งจํานวนเท่าใด จึงจะเหมาะสมต้นทุนการ สั่งอยู่ในระดับตํ่าสุด เพราะถ้าสั่งมากจะทําให้เกิดปัญหาอื่น ๆ ตามมา เช่น สถานทีเก็บดอกเบี้ยค่าดูแลรักษาเงินจม (Sleeping capital) ในรูปผลิตภัณฑ์ เป็นต้น ฉะนั้นการสั่งสินค้าคงคลังเข้ามานั้น จึงต้องวิเคราะห์ต้นทุนให้ตํ่า วิธีการสั่งสินค้าคงคลังให้ต้นทุนตํ่า และถ้าผลิตจะต้องผลิตให้มีความเหมาะสม ดังนี ้ 

     1. การหาปริมาณสั่งซื้อที่เหมาะสม (Economic Order Quantity : EOQ) 

     2. การหาปริมาณการสั่งซื ้อที่เหมาะสมในกรณีลดราคา (Quantity Discounts) 

     3. การหาปริมาณการผลิตที่เหมาะสม (Appropriate production Quantity)

 

การหาปริมาณสั่งซื้อที่เหมาะสม (Economic Order Quantity : EOQ) EOQ 

    เป็นแบบจําลองที่นํามาใช้เพื่อหาปริมาณสั่งซื้อที่เหมาะสม คือ ต้นทุนการสั่งซื้อ ต้นทุน การจัดเก็บรักษา ต้นทุนสินค้าขาดมือ ให้อยู่ในระดับตํ่า โดยมากจะคิดเป็ นต่อหนึ่งปี ในการคํานวณหา ค่า EOQ ใช้เพื่อหาจํานวนการสั่งซื้อทั้งหลาย อยู่ในระดับตํ่าสุด โดยมากคิดเป็นต่อปีโดยกําหนดให้ 

    A = ปริมาณการใช้ทังปีเป็นหน่วยนับ 

    S = ต้นทุนการสั่งเป็นจํานวนเงิน 

    i = ต้นทุนการจัดเก็บทั้งปี 

    c = ต้นทุนต่อหน่วย

จุดในการสั่งซื้อสินค้าที่เหมาะสม (The Economic Reorder point)  

    จุดในการสั่งซื้อสินค้าใหม่เมื่อสินค้าคงคลังเหลืออยู่ในระดับหนึ่ง ผู้บริหารจะต้องตัดสินใจซื้อสินค้าเข้ามาในคลังสินค้า เพื่อให้มีสินค้าเพียงพอกับความต้องการใช้ ในการสั่งซื้อสินค้าเข้ามาใหม่ ผู้บริหารก็จะมีคําถามว่า จะสั่งซื้อสินค้าคงเหลือเท่าไหร่ จึงจะถึงจุดในการสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point : ROP) และเมื่อสั่งซื้อสินค้าใหม่จะได้รับเมื่อไหร่ ซึ่งเวลาตั้งแต่สั่งซื้อจนได้รับ สินค้าเรียกว่า เวลารอคอย 

(Lead time : LT)

การหาปริมาณการผลิตที่เหมาะสม (Appropriate production Quantity) 

การผลิตสินค้าที่ผลิตได้และและใช้หรือจําหน่ายสินค้าไปในจํานวนเท่าที่ผลิตได้ (ผลิตได้ = ใช้สินค้าไป) ลักษณะเช่นนี้ก็จะไม่มีสินค้าในสต๊อกหรือไม่มีสินค้าคงคลังอยู่ในโรงงาน แต่ในทางปฏิบัติจะ ไม่เกิดลักษณะเช่นนั ้นได้ โดยมากจะผลิตสินค้าได้มากกว่าที่ใช้หรือจําหน่ายไป (ผลิตได้ > จําหน่าย ไป) จึงทําให้เกิดสินค้าคงคลังขึ ้นได้ เช่น โรงงานแห่งหนึ่งสามารถผลิตปูนซีเมนต์ได้ 50 ตัน/วัน และ จําหน่ายหรือใช้ไปวันละ 40 ตัน จะเหลือปูนซีเมนต์เท่ากับ 50 -40 = 10 ตันต่อวัน และในทางปฏิบัติ โรงงานก็จะต้องผลิตสินค้าทุกวัน ก็จะมีสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ โรงงานก็จะหาคลังสินค้าเพิ่มขึ้นอีก เหมือนกันถ้าเป็นโรงานขนาดเล็กก็อาจจะใช้วิธีการหยุดผลิตเมื่อสินค้าคงคลังอยู่ในระดับสูง และจะทําการผลิตใหม่เมื่อสินค้าลดลงในกรณีที่โรงงานผลิตสินค้าเอง ก็จะไม่มีค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อแต่จะมี ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งเครื่องจักรแต่ละครั้ง ซึ่งก็จะมีลักษณะคล้ายกันกับค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ เมื่อมีการผลิตจํานวนมากจํานวนครั้งที่ผลิตจะน้อยลง ทางตรงข้ามถ้าผลิตนําวนน้อย จํานวนครั้งที่ผลิตจะมากขึ้น การคํานวณหาปริมาณการผลิตที่เหมาะสมจะทําให้การผลิตแต่ละครั้งไม่มากเกินไปหรือน้อยเกินไป

ปัจจัยที่ใช้ในการกําหนดปริมาณของสินค้าคงคลัง

การพิจารณาถึงปริมาณของสินค้าคงคลังในระดับที่ถูกต้องนั้นเป็นเรื่องค่อนข้างยาก จึงจําเป็นสําหรับผู้ประกอบการที่ต้องทราบถึงสิ่งที่สามารถนํามาช่วยในการกําหนดปริมาณของสินค้าคงคลังในระดับที่เหมาะสม อันได้แก่ 

    1. จุดมุ่งหมายหลักในการมีสินค้าคงคลัง โดยปกติแล้วสินค้าคงคลังมีไว้เพื่อให้การดําเนินธุรกิจ เป็นไปอย่างราบรื่น ไม่สะดุดหรือหยุดชะงัก แต่บางครั้งธุรกิจอาจมีจุดมุ่งหมายอื่น เช่นถ้าคาดการณ์ว่า ราคาสินค้ามีแนวโน้มจะสูงขึ้นในอนาคต ก็อาจเก็งกําไรโดยเลือกเก็บสินค้าคงคลังในปัจจุบัน เพื่อขายใน ราคาที่สูงขึ้นในอนาคต ปริมาณของสินค้าคงคลังจึงมีจํานวนมาก หรือบางครั้งได้รับข้อเสนอส่วนลดเงินสด จาก Supplier โดยต้องสั่งซื้อสินค้าเป็นจํานวนมากๆในกรณีนี้ต้องเปรียบเทียบถึงผลดีจากส่วนลดเงินสดที่ได้รับ และผลเสียจากค่าใช้จ่ายการบริหารสินค้าคงคลังที่เพิ่มขึ้น

    2.ยอดขายในอดีตของธุรกิจ โดยผู้ประกอบการสามารถนํายอดขายที่เกิดขึ ้นในอดีตของตนมา พยากรณ์ยอดขายที่อาจเกิดขึ ้นในอนาคต ทั ้งนี ้การกําหนดปริมาณสินค้าคงคลังของธุรกิจจะแปรผัน โดยตรงกับยอดขายที่พยากรณ์ได้นั่นเอง ถ้าขายมาก ก็อาจต้องมีปริมาณสินค้าคงคลังในระดับ ค่อนข้างมาก เพื่อรองรับการขายที่พยากรณ์ไว้นั ้น แต่ถ้าเป็ นธุรกิจที่พึ่งเกิดขึ ้นใหม่ยังไม่มียอดขายในอดีต ก็ สามารถกําหนดระดับของสินค้าคงคลัง ได้จากการประมาณการยอดขายของตน

    3. โดยผู้ประกอบการสามารถนํายอดขายที่เกิดขึ ้นในอดีตของตนมา พยากรณ์ยอดขายที่อาจเกิดขึ ้นในอนาคต ทั ้งนี ้การกําหนดปริมาณสินค้าคงคลังของธุรกิจจะแปรผัน โดยตรงกับยอดขายที่พยากรณ์ได้นั่นเอง ถ้าขายมาก ก็อาจต้องมีปริมาณสินค้าคงคลังในระดับ ค่อนข้างมาก เพื่อรองรับการขายที่พยากรณ์ไว้นั ้น แต่ถ้าเป็ นธุรกิจที่พึ่งเกิดขึ ้นใหม่ยังไม่มียอดขายในอดีต ก็ สามารถกําหนดระดับของสินค้าคงคลัง ได้จากการประมาณการยอดขายของตน การซื้อขายตามฤดู กาล (Seasonal Selling) 

    4. ถ้าเป็นธุรกิจที่มีการซื ้อขายตามฤดูกาล เช่นธุรกิจ ขายร่ม ซึ่งถ้าเข้าสู่ช่วงฤดูฝน ยอดขายก็อาจมากกว่าปกติ ดังนั ้นระดับของปริมาณสินค้าคงคลังในในช่วง ฤดูฝนก็จะมากขึ ้นตามปริมาณของยอดขายที่เพิ่มขึ ้น หลังจากนั ้นยอดขายก็จะลดลงมาสู่ระดับปกติ ซึ่ง ระดับของปริมาณสินค้าคงคลังก็จะลดลงตาม คุณสมบัติของสินค้า 

    5. อันได้แก่ วงจรชีวิต ความคงทน ขนาด รูปลักษณ์ เป็ นต้น ถ้าเป็ นธุรกิจที่ ขายผักหรือผลไม้ ซึ่งมีวงจรชีวิตน้อย การที่ธุรกิจจะมีปริมาณสินค้าคงคลังมากก็คงไม่ใช่สิ่งที่ดีแน่นอน เนื่องจากถ้าขายไม่หมด ผักหรือผลไม้นั ้นก็อาจจะเน่าเสียหายได้ในเวลาค่อนข้างเร็ว นอกจากนี ้สินค้าบาง ชนิดแม้ว่าจะเก็บได้นาน อาจเสื่อมสภาพ หมดอายุ หรือเสียหายได้ ธุรกิจก็อาจต้องมีสินค้าเผื่อปลอดภัย (Safety Stock) เพื่อรองรับไม่ให้การขายสะดุดลงได้ การแบ่งประเภทของสินค้า 

    6. ในบางครั ้งธุรกิจอาจมีการผลิตสินค้าหลายชนิดสําหรับขาย บางอย่างอาจขายได้มาก บางอย่างอาจขายได้ค่อนข้างน้อย ก็อาจแบ่งประเภทตามปริมาณการขาย ออกเป็ น สินค้าประเภทที่มีความสําคัญมาก ซึ่งสามารถขายได้เป็ นจํานวนมาก และสินค้าที่มีความสําคัญ น้อย เพราะขายได้น้อย ซึ่งกําหนดปริมาณของสินค้าคงคลังตามความสําคัญของสินค้าแต่ละประเภท เช่น สินค้าที่มีความสําคัญมาก ขายได้มาก ก็ควรมีปริมาณของสินค้าคงคลังมาก สินค้าที่มีความสําคัญน้อย ขายได้น้อย ก็ควรมีปริมาณของสินค้าคงคลังน้อย เป็ นต้น ความนิยมในตัวสินค้ 

    7. ถ้าธุรกิจมีสินค้าประเภทล้าสมัยไม่เป็นที่นิยม ปริมาณสินค้าคงเหลือของ สินค้าชนิดนี้ก็ควรจะมีปริมาณน้อยกว่าสินค้าประเภทอื่นในสายการผลิตของธุรกิจนั ้น นอกจากนี ้ความ นิยมของลูกค้ายังเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา โดยที่ธุรกิจไม่สามารถควบคุมได้ ดังนั ้นสําหรับกรณีที่ธุรกิจมี สินค้าที่เป็ นที่นิยม ติดตลาด และมีแนวโน้มว่าจะขายได้เพิ่มขึ ้น ธุรกิจจึงควรต้องพิจารณาถึงการมีสินค้า เผื่อปลอดภัยในการกําหนดปริมาณของสินค้าคงคลังของตนด้วย เพื่อป้ องกันการขาดแคลนสินค้าซึ่งจะ นํามาซึ่งการสูญเสียลูกค้าในที่สุดนั่นเอง ความไม่แน่นอนในการจัดส่งสินค้าของ Suppliers ในบางครั ้งธุรกิจอาจต้องสั่งซื ้อวัตถุดิบจาก Suppliers ซึ่งโดยปกติจะมีระยะเวลาการสั่งซื ้อสินค้า ( Lead Time) ที่ค่อนข้างแน่นอน แต่เมื่อถึงเวลาการ จัดส่งวัตถุดิบจริงอาจมีความล่าช้าเกิดขึ ้น ทั ้งนี ้อาจเกิดจากเหตุการณ์ไม่คาดฝันต่างๆ ที่ไม่สามารถควบคุม ได้ เช่น เกิดอุบัติเหตุรถขนส่งชนกันขึ ้น ดังนั ้นในการกําหนดปริมาณของสินค้าคงคลัง ผู้ประกอบการก็ควร จะต้องมีสินค้าเผื่อปลอดภัยเก็บไว้ด้วย เพื่อป้ องกันไม่ให้ธุรกิจหยุดชะงัก และสูญเสียโอกาสในการขาย อัน อาจเกิดจากความไม่แน่นอนของการจัดส่งสินค้านี ้ 

    8. การนําเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการบริหารสินค้าคงคลัง 

    9. โดยเฉพาะในด้านการสื่อสาร และการดําเนินรายการทางการค้ากับลูกค้า ทั ้งนี ้เพราะหากการสื่อสารผิดพลาด ธุรกิจก็จะเสียโอกาสใน การขายสินค้าให้แก่ลูกค้า อันเนื่องมาจากขายสินค้าผิดประเภท ขายสินค้าไม่ตรงตามปริมาณที่ลูกค้า ต้องการ หรืออาจไม่มีสินค้าสําหรับขาย นอกจากนี ้หากการตอบสนองต่อคําสั่งซื ้อจากลูกค้าล่าช้า ก็จะทํา ให้คาดการณ์ปริมาณสินค้าคงคลังเพื่อรองรับการขายได้ยากขึ ้น ดังนั ้นยิ่งธุรกิจสามารถพัฒนาเทคโนโลยี สารสนเทศเพื่อสนับสนุนกิจกรรมด้านการสื่อสาร และการดําเนินรายการทางการค้ากับลูกค้าได้ดีเท่าไร การคาดการณ์ปริมาณสินค้าคงคลังก็จะง่ายขึ ้นเท่านั ้น การเปลี ่ยนแปลงนโยบายของภาครัฐ 

    10. อันได้แก่ กฎหมาย ข้อกําหนด และระเบียบข้อบังคับต่างๆ ซึ่งทําให้เกิดทั ้งโอกาส หรืออุปสรรคต่อการดําเนินธุรกิจ และส่งผลโดยตรงต่อปริมาณสินค้าคงคลังของ ธุรกิจแต่ละประเภท โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับธุรกิจที่ขึ ้นกับนโยบายการจัดซื ้อจัดจ้างของภาครัฐ ต้นทุนของสินค้าคงคลัง (Inventory Cost) ตรวจนับสินค้า ทั้งนี้ในการกําหนดปริมาณของสินค้าคงคลังของ ธุรกิจนั้นต้องคํานึงถึงต้นทุนต่างๆ ที่เกิดขึ้นด้วย โดยจุดมุ่งหมายหลักก็คือ ต้องมีปริมาณของสินค้าคงคลังที่ เหมาะสมและมีต้นทุนในการบริหารตํ่าที่สุด

วัตถุประสงค์ของการประยุกต์คอมพิวเตอร์กับงานสินค้าคงคลัง 

 การประยุกต์คอมพิวเตอร์กับงานสินค้าคงคลังควรจะต้องคํานึงถึงวัตถุประสงค์ข้างต้นและความ พยายามให้ได้รับประโยชน์อีก 6 ประการ คือ  

    1. พยายามให้การตรวจนับสินค้าสะดวกและรวดเร็ว สามารถตรวจสอบจํานวนที่เก็บไว้กับจํานวน ที่ปรากฎยอดในระบบคอมพิวเตอร์ได้  

    2. ลดจํานวนการขาดแคลนสินค้า หรือสินค้าค้าสูญหายไปจากคลังเก็บสินค้า 

    3. จัดการราคาและต้นทุนสินค้าได้ง่าย 

    4. ปรับระบบการเบิกจ่ายให้ง่ายขึ้นได้ เพราะมีการปรับปรุงเนื้อที่และตําแหน่งที่เก็บให้ค้นหาและหยิบมาเบิกจ่ายให้ง่าย

    5. ฝ่ายบริหารสามารถพิจารณาแนวโน้มด้านการขายของผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ได้ง่ายเพื่อจะได้วาง แผนการขายและการผลิตได้อย่างเหมาะสมต่อไป  

    6. กําหนดแหล่งผู้ผลิตและผู้จัดส่งสินค้าที่น่าเชื่อถือได้ง่ายขึ ้น และสามารถควบคุมการส่งสินค้าได้ดีขึ้น การนําคอมพิวเตอร์มาใช้นอกจากจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบปริมาณและจํานวนสินค้าที่ เก็บไว้ได้อย่างรวดเร็ว ยังช่วยในการศึกษาความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการหรือแต่ละประเภทได้โดยง่าย ทั้งหมดนี้จะนําไปสู่สมรรถนะในการดําเนินธุรกิจโดยรวมของหน่วยงานและบริษัทได้

รายงานที่ผลิตได้จากระบบสินค้าคงคลัง

    • รายงานสินค้าวัตถุดิบคงเหลือ

    • รายงานสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ (Re- Order Point) 

    • รายงานการเคลื่อนไหวของสินค้าในสต็อก

    • รายงานสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเลยในรอบหกเดือน 

    • รายงานสินค้าใกล้หมดอายุ

    • ฯลฯ 

ผลกระทบของการที่มีการบันทึกข้อมูลสินค้าคงคลังที่ไม่ถูกต้อง

    1) ความสูญเสียโอกาสทางการขาย

    2) เกิดความขาดแคลนวัสดุที่ใช้ในการผลิต 

    3) เกิดสภาพที่มีวัสดุเกินความจําเป็น 

    4) ตารางการผลิตผิดพลาด 

    5) ผลผลิตที่ตกตํ่า 

    6) การส่งมอบที่ล่าช้า 

    7) เกิดการเร่งใบสั่งผลิตหรือสั่งซื ้อเกินปรกติ

    8) เกิดต้นทุนในการสั่งซื ้อหรือส่งมอบมากกว่าปกติ 

    9) มีจํานวนสินค้าคงคลังอยู่ในระดับที่สูง 

    10) มีจํานวนสินค้าที่ใช้ไม่ได้ในระดับที่สูง